Что такое "быстрые шаблоны" в The Bat!

(Глава из учебника по The Bat!) 

"Быстрые шаблоны" вызываются сочетанием клавиш Shift-Ctrl-Q (или "Свойства - Быстрые шаблоны"). В этом разделе вы можете создавать и менять так называемые быстрые шаблоны, которые позволяют в значительной степени автоматизировать процесс создания писем. Но прежде чем мы рассмотрим процесс создания и настройки быстрых шаблонов, давайте все-таки подробно разберем, что же это такое. Итак...

Быстрые шаблоны позволяют экономить рабочее время, вставляя в письмо заранее набранные участки текста. Если каждый день вам приходится отвечать в письмах на одни и те же вопросы (почтовая конференция, служба технической поддержки), то вы по достоинству оцените эту возможность. С помощью быстрых шаблонов можно также прикрепить к письму файлы и визитные карточки, настроить любые параметры исходящей корреспонденции. Кроме того, в быстрых шаблонах, равно как и в обычных, доступен полный набор макросов, позволяющий задать любую, даже самую сложную последовательность действий.

Каждый быстрый шаблон сохраняется под своим уникальным именем. Чтобы вызывать быстрый шаблон при написании письма, вам достаточно ввести его имя и нажать Ctrl+Пробел - редактор тут же отработает соответствующий шаблон. Если же вы не помните на память имя шаблона, то можете воспользоваться меню «Сервис - Вставить быстрый шаблон», чтобы вставить его из списка.

А теперь давайте рассмотрим, как создать быстрый шаблон. Итак, заходим в пункт меню «Свойства - Быстрые шаблоны»:

Здесь перед вами появляется список всех быстрых шаблонов (сейчас он пуст), относящихся к выбранному почтовому ящику.

Предположим, что мы хотим создать быстрый шаблон для ответа на, например, новогодние поздравления. Нажмем кнопку «Добавить». Перед нами появится окно для создания нового быстрого шаблона:

Псевдоним (название шаблона) задавайте аккуратно. Потому что вы будете именно его вписывать в письмо, чтобы вызвать шаблон, так что не делайте псевдоним труднозапоминаемым или длинным. Кроме того, в нем не должны содержаться пробелы, если вы хотите не выбирать его из списка, а вписывать в текст письма. В нашем примере назовем его скромно и со вкусом - «новый_год». А вот в описании шаблона на слова не скупитесь - чтобы потом не пришлось долго и мучительно вспоминать, что же именно делает этот шаблон и за каким чертом вы его вообще создали.

«Совместно с другими ящиками» - если отметить данную настройку, то шаблон будет работать не только с активным на данный момент почтовым ящиком, но и со всеми остальными. Обычно имеет смысл отметить эту настройку, если только вам не нужно для данного случая в каждом ящике сделать свой быстрый шаблон.

«Использовать для новых писем / массовой рассылки» - если отметить эту настройку, то данный быстрый шаблон можно будет использовать для так называемой массовой рассылки (отправка одного и того же письма целой группе пользователей из адресной книги). Подробнее о массовой рассылке написано в приложении к данному учебнику.

Далее вы переходите к полю редактирования непосредственно шаблона. Что там писать? Тот самый текст, который должен появляться при ответе корреспондентам и который вам не хочется по сто раз писать заново. В этом и заключается смысл быстрых шаблонов.

Итак, речь в примере идет об ответе на новогодние поздравления? Давайте напишем шаблон ответа, помня о том, что кнопка «Макрос», расположенная внизу окна, поможет нам задать в шаблоне некоторые полезные изменяемые параметры (подробно о макросах мы говорили в разделе, посвященном созданию обычных шаблонов):

Примечание: макрос %TONAME вызовет подстановку имени и фамилии адресата, а %TOFNAME - только имени.

Вот что-то в этом роде. Для ответов на письма от женщин следует создать такой же быстрый шаблон (методом «скопировать и вставить»), но только обращенный к лицу женского пола.

Теперь посмотрим, как же воспользоваться этим шаблоном... Сделать это очень просто. Предположим, вы получили от кого-то письмо с поздравлениями и отвечаете на него. Ну или даже не отвечаете, а просто создаете письмо на адрес человека, который прислал вам поздравления.

Итак, вписываете в поле «Кому» его имя и фамилию (вписываем «Алекс Экслер, exler@exler.ru»), в теме письма пишете что-то вроде «Happy New Year» (мы помним о том, что кириллица в теме письма может при пересылке преобразоваться в нечто неудобоваримое), затем заходите в тело письма, стираете там заготовку стандартного шаблона (она нам не понадобится) и делаете очень простую вещь: просто пишете название шаблона («новый_год») - мы помним о том, что его также можно просто выбрать из списка в меню «Сервис - Вставить быстрый шаблон», - и нажимаете «Ctrl+Пробел»... Перед вами появляется следующий текст:

Ну как? Получили готовое письмо, причем, заметьте, несущее вполне личный характер (из-за макросов, которые подставляют нужные значения). Никакой Алекс Экслер нипочем не догадается, что вы просто нажали пару клавиш, а не корпели над этим письмом полчаса. Точно таким же образом можно делать... Да что угодно можно делать! Ответы на поздравления и сами поздравления, предупреждения, часто повторяющиеся сообщения, напоминания, извинения, поощрения и признания в любви. Все, что хотите!

Быстрые шаблоны просто незаменимы для тех, кому по роду деятельности часто приходится писать одно и то же: работникам сервисных служб, служб поддержки и так далее. Вместо того, чтобы по сто раз на дню, проклиная все на свете, писать:

Вместо этого закладываете быстрый шаблон под названием «боже_ну_и_кретин», вписываете туда вышеприведенный текст, заменив имя клиента макросом %TONAME, после чего ответ на подобные письма будет у вас занимать от силы секунды четыре.

Удобно? Несомненно! Так что не игнорируйте быстрые шаблоны, а наоборот - используйте их как можно более широко. Этим вы сэкономите себе массу времени.

И еще имейте в виду, что бывает очень удобно составлять обычные шаблоны из быстрых (с помощью макроса %QINCLUDE, который включает быстрый шаблон в обычный). Быстрые шаблоны в обычных можно использовать, например, в качестве приветствия, прощания и подписи. В этом случае, если вы вдруг захотите поменять свою подпись сразу во всех шаблонах, достаточно будет всего-навсего изменить один быстрый шаблон.

Напоследок еще раз напоминаю о том, что быстрый шаблон может относиться к данному конкретному почтовому ящику (чтобы, например, вы могли сделать разные быстрые шаблоны ответов на поздравления для личного и корпоративного почтовых ящиков), а может распространяться на все ящики, для чего при его создании следует не забыть отметить соответствующую настройку.